Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten und revolutioniert Arbeitsabläufe
Matteo Böhm
Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten und revolutioniert Arbeitsabläufe
Die Stadtverwaltung Bielefeld hat ihre Aktenführung revolutioniert, indem sie ein vollständig digitales E-Akten-System eingeführt hat. Damit werden veraltete papierbasierte Prozesse und der klassische Postversand durch eine sichere, zentrale Plattform ersetzt. Seit dem Start im Jahr 2017 hat das System Arbeitsabläufe in zahlreichen Behörden und Fachbereichen deutlich beschleunigt und vereinfacht.
Das Projekt nahm 2017 seinen Anfang, als die Stadt die E-Government-Lösung nscale des Anbieters Ceyoniq einführte. Ziel war es, interne Arbeitsprozesse zu digitalisieren und ein einheitliches System für alle Verwaltungseinheiten zu schaffen. Anfangs lag der Fokus auf der Anbindung spezialisierter Anwendungen, doch eine Neuausrichtung im Jahr 2020 verlagerte die Prioritäten hin zu einer breiteren Nutzbarkeit des E-Akten-Systems.
Peter Sawatzky, Projektleiter für die Umsetzung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Stadtverwaltung, steuerte die Umstrukturierung. Unter seiner Führung entwickelte sich das System zu einem leistungsfähigen Werkzeug für elektronische Aktenführung und zu einer zentralen Informationsdrehscheibe. Dadurch entfielen langsame, manuelle Arbeitsschritte in der Aktenbearbeitung – Wartezeiten verkürzten sich, die Effizienz stieg spürbar.
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Heute arbeiten 23 Ämter und kommunale Unternehmen vollständig auf der Plattform. Das Gesundheitsamt und die Bauaufsichtsbehörde stellen derzeit in parallelen Teilprojekten um. Immer mehr Behörden beantragen Erweiterungen, was das wachsende Vertrauen in die Vorteile des Systems unterstreicht.
Das E-Akten-System hat papierbasierte Akten und physischen Postverkehr durch einen schnelleren, sicheren Digitalprozess ersetzt. Mitarbeiter:innen verwalten Dokumente und Informationen nun über eine einzige Plattform, was den administrativen Aufwand deutlich verringert. Mit den laufenden Erweiterungen rechnet die Stadt mit weiteren Steigerungen bei der Prozessgeschwindigkeit und der Datenverfügbarkeit.
